Planul de proiect: paşi şi un exemplu

Planificarea proiectului pas cu pas şi un exemplu de plan de proiect

Cheia pentru un proiect de succes stă în planificare. Crearea planului de proiect este primul lucru de făcut în momentul în care doreşti să realizezi proiectul.

De multe ori, etapa de planificare a proiectului este ignorată sau neglijată în favoarea trecerii la faza de implementare, de lucru efectiv. Mulţi dintre manageri sau cei responsabili de proiecte nu realizează că valoarea unui plan de proiect înseamnă economie de bani, timp, energie şi multe probleme.

Acest instrument te ajută să ai o abordare practică asupra planificării unui proiect complex la locul de muncă. La finalul aplicării lui, vei avea o metodă pe care să o foloseşti pentru proiectele tale şi un exemplu de document de plan de proiect, cu secţiuni predefinite pentru ca tu să ai din start structura de lucru.
Dacă e vorba doar de un proiect mic sau o serie de activităţi pentru care ai nevoie de planificare îţi recomandăm instrumentul Planul de acţiune, disponibil gratuit pe site-ul nostru.

Altfel, să trecem la treabă!

Planificarea proiectului pas cu pas

Pasul 1 – Scopul proiectului
1. Indentifică părţile interesate. Se poate spune ca un proiect are succes atunci cand nevoile tuturor părţilor interesate (en: stakeholders) sunt satisfăcute. Părţile interesate sunt acele persoane sau entităţi care este implicată, direct sau indirect, în proiect. Ca un prim pas e important să identifici aceste părţi interesate ale proiectului. Nu e întotdeuna uşor să faci asta, mai ales cu cele indirecte. Exemple de părţi interesate în proiect:
Sponsorul proiectului;
Clienţii care primesc livrabilele;
Cei care folosesc livrabilele, utilizatorii lui;
Project managerul şi echipa de proiect;
Cei care verifică şi validează proiectul (ex: testerii).

2. Înţelege nevoile părţilor interesate. Cel mai bună metodă să faci asta este prin discuţii (cercetări, interviuri unde şi dacă e cazul). Ai grijă să înţelegi mai ales nevoile adevărate care creează beneficii reale pentru ei. Se întâmplă ca părţile interesate să vorbească despre nevoi care nu sunt relevante pentru proiect. Pe acestea le poţi marca în planul de proiect, totuşi, ca având prioritate scăzută.
În această fază, organizează şedinţa de lansare a proiectului. Aceasta întâlnire aduce împreună toate părţile interesate, este un mod eficient de a iniţia planificarea proiectului. Are de asemenea efectul de a construi relaţii între membrii echipei de proiect, scopul de a lua în consideraţie părerile lor, demonstrează angajamentul sponsorului de a finanţa proiectul. Iată câteva idei pentru agenda întâlnirii:

  • Viziunea şi strategia (sponsorul) de afaceri;
  • Viziunea proiectului (sponsor);
  • Roluri şi responsabilităţi;
  • Angajamentele echipei;
  • Reguli pentru luarea de decizii în proiect;
  • Regulile echipei.

3. Prioritizează nevoile. Ai lista de nevoi de la pasul 2 – prioritizează-o. Din lista cu priorităţi creează apoi o listă de obiective, care nu uita, e nevoie să fie SMART. În acest fel vei putea să urmăreşti când un obiectiv a fost atins. Înregistrează lista de obiective clare în planul de proiect. Poţi include acolo, e recomandat să o faci, inclusiv nevoile şi aşteptările părţilor interesate.

Pasul 2 – Livrabilele proiectului
Folosindu-te de obiectivele delimitate la pasul de mai sus, creează o listă de livrabile pe care proiectul e nevoie să le furnizeze astfel încât obiectivele să fie atinse. Specifică detalii precum când şi cum vor fi livrate aceste elemente.
Adaugă livrabilele în planul de proiect, incluzând o dată estimativă pentru livrare.

Pasul 3 – Agenda proiectului
Creează acum o listă de activităţi care e nevoie să fie realizate pentru fiecare livrabil identificat mai sus. Pentru fiecare activitate indentifică:

  • efortul de timp (ore sau zile) necesar pentru a realiza activitatea;
  • persoanele care vor face activităţile;
  • alte resursele necesare.

Odată ce ai efortul estimat pentru fiecare activitate poţi estima efortul de timp pentru fiecare livrabil şi apoi data de livrare estimată. Actualizează sectiunea de Livrabile din planul de proiect cu datele estimate.
În acest punct al proiectului poţi alege o aplicaţie software care să te ajute cu crearea agendei. Poţi să vezi aici 10 idei de asemenea aplicaţii, chiar comparate între ele. Poţi de asemenea să foloseşti şabloanele gratuite disponibile online. Include livrabilele, activităţile, duratele lor şi resursele umane care lucrează la proiect.

O situaţie comună în acest pas este cea în care proiectul are un termen limită impus de sponsor iar acesta nu este realist conform estimărilor tale şi ale echipei. Dacă se întâmlpă acest lucru îţi recomandăm să contactezi imediat sponsorul. Opţiunile pe care le ai în acest caz sunt:

  • renegociezi termenele limită (întârzierea);
  • adaugi resurse umane în proiect, care să preia o parte din activităţi;
  • reduci scopul, livrezi mai puţine lucruri la termenele limită.

Foloseşte agenda de proiect pentru a justifica una dintre aceste opţiuni.

Pasul 4 – Creează planurile adiţionale
În această fază creezi planurile pentru resurse umane, comunicare, gestionarea riscurilor proiectului – poţi să le incluzi ca secţiuni separate în documentul cu planul de proiect sau le poţi crea ca documente adiţionale.

1. Planul de Resurse Umane
Identifică prin nume persoanele şi organizaţiile care au rol de conducere în proiect. Pentru fiecare, descrie rolurile şi responsabilităţile pe care le au în cadrul acestuia.
Apoi, notează numărul şi tipul de specialişti de care este nevoie pentru a realiza proiectul. Pentru fiecare tip de resursă detaliază felul în care, data şi durata până la care le vei aduce în proiect.
Poţi crea un tabel cuprinzând toate aceste informaţii. Vezi exemplul de plan de proiect pentru idei în acest sens.

2. Planul de comunicare
Creează o secţiune în plan sau un document separat care să ofere detalii despre cum este păstrată informaţia în proiect, despre cine cu cine şi cum comunică cu părţile interesate. De obicei se foloseşte în acest sens un Raport de stare sau de progres care poate fi creat săptămânal sau lunar, în funcţie de agenda proiectului. Acest raport descrie starea activităţilor, termenele limită atinse, activităţile planificate pentru perioada imediat următoare şi eventualele riscuri pe termen scurt.

3. Planul pentru gestionarea riscurilor
Această secţiune a planului de proiect este foarte importantă, chiar dacă de multe ori este trecută cu vederea în practică. Este important să identifici cât mai multe riscuri ale proiectului şi să fii pregătit(ă) să le gestionezi, în cazul în care ceva nu merge bine. Iată câteva exemple de riscuri comune ce pot să apară proiecte:

  • estimări prea optimiste ale timpului şi costului;
  • tăieri neaşteptate de buget;
  • roluri sau responsabilităţi neclare;
  • neînţelegerea nevoilor părţilor interesate;
  • schimbarea cerinţelor sau adăugarea de noi cerinţe după ce proiectul a început;
  • comunicare defectuoasă ce degenerează în neînţelegeri, probleme de calitate şi refacere a unor activităţi;
  • lipsa angajamentului membrilor echipei;
  • resurse umane, mai ales specialişti cu rol critic, care ies din proiect în mod neaşteptat, neplanificat.

Riscurile pot fi urmărite folosind un simplu registru al acestora. Pentru fiecare risc identificat mai sus notează:

  • ce vei face dacă riscul apare;
  • ce vei face pentru a preveni apariţia acestuia.

Revizuieşte periodic lista de riscuri şi adaugă altele pe parcurs ce apar de-a lungul vieţii proiectului. Nu uita: faptul ca ignori riscurile nu înseamnă că ele nu există – fii pregătit(ă)!
Dacă ai urmat paşii de mai sus ar trebui să ai deja informaţiile pentru planul de proiect. Ca idee, uite şi un exemplu de document-structură pentru planul de proiect (în limba engleză, specific pentru proiectele de dezvoltare aplicaţii software) pentru planul de acţiune al unui proiect.
Aminteşte-ţi să urmeză toţi paşii de mai sus şi să verifici periodic obiectivele, în timpul proiectului, actualizând planul la zi.

Notă:
Găseşti multe şabloane pentru planul de proiect pe Internet. Caută şi adaptează modelul tău în funcţie de tipul, complexitatea şi nevoile proiectului.

Consilierii în carieră pentrucarieră.ro te pot ajuta să punctezi şi să evaluezi riscurile proiectului, să gestionezi comunicarea cu părţile interesate, să găseşti echilibrul optim între timp, resursele implicate şi calitatea pe care e nevoie să le balansezi de-a lungul desfăşurării proiectului şi de asemenea să îţi gestionezi propriile provocări, dacă eşti în rolul de manager de proiect sau altă parte interesată.

Elemente cheie:
Realizarea planului de proiect este element cheie în ducerea la bun sfârşit a unui proiect, cu tot ce împlică el. Dă-i importanţa cuvenită şi foloseşte-te de acest instrument pentru a nu lăsa nimic pe dinafară. Ai la dispozitie şi un exemplu de document structură pentru planul proiectului tău.

Succes în satisfacerea nevoilor părţilor implicte!

Comments

comments

Tu ce părere ai despre acest subiect? Te invităm să incluzi comentariile tale mai jos.


Acesta este doar unul dintre zecile de instrumente şi resurse pe care le găseşti pe siteul nostru. Click aici pentru mai multe articole, abonează-te la newsleterul pentrucariera.ro sau apelează la specialiştii noştri - consilieri în carieră certificaţi, cu experientă practică în domeniu - pentru a explora în continuare.


Intră în contul tău pentru a afla si mai multe. Contul de utilizator iti da posibilitatea sa pui intrebari private consultantilor nostri in cariera sau sa planifici o discutie gratuita cu unul dintre ei, pe subiecte legate de cariera si viata profesionala.


0 comments