Planul de actiune

Organizarea activităților necesare pentru implementarea proiectului tău

action plaSe spune că cei care nu îşi ating obiectivele “nu planifică să eşueze, ci eşuează să planifice”. Atunci când doreşti să atingi un obiectiv complex, care necesită realizarea unui număr mare de acţiuni, în care sunt implicaţi mai mulţi oameni şi resurse, ai nevoie de un plan scris care să te ajute să organizezi resursele necesare, să urmăreşti progresul proiectului şi să te asiguri că potenţialele obstacole în calea atingerii obiectivului vor fi depăşite.

Fie că vorbim despre un proiect în cadrul echipei pe care o conduci sau din care faci parte (de exemplu, realizarea unui website de prezentare a unei conferinţe), sau de un obiectiv pe care doreşti să îl atingi în carieră (de exemplu, obţinerea poziţiei de team leader în cadrul companiei în care lucrezi), un plan de acţiune te va ajuta să planifici şi să realizezi fiecare pas necesar pentru atingerea obiectivului tău.

Planul de acţiune este o listă a tuturor sarcinilor necesare pentru atingerea unui singur obiectiv. Aceste sarcini sunt organizate astfel încât să te ajute să monitorizezi termenele limită şi resursele necesare pentru realizarea fiecarei acţiuni.
 
Atenţie
Poţi folosi acest instrument pentru planificarea unui proiect de dimensiuni mici. Pentru proiecte foarte complexe, în care sunt implicaţi un număr mare de oameni, de părți interesate şi un buget considerabil, vei avea nevoie de instrumente mai complexe. Poţi găsi un exemplu de astfel de instrument pe site – www.pentrucariera.ro, aici.

Cum poţi realiza un plan de acţiune?

Printează fişa de lucru GRATUITĂ de aici şi ia un instrument de scris. Notează în partea de sus obiectivul pe care vrei să îl atingi.

1. Identificarea paşilor de acţiune

Ia o foaie de hârtie (alta decât fişa de lucru printată) şi notează toate sarcinile pe care trebuie să le realizezi pentru a-ţi atinge obiectivul. Ce acţiune trebuie să faci prima dată? Ce urmează după aceasta? Continuă să notezi toţi paşii care ar putea să conducă la atingerea obiectivului.

Analizează lista. Care sunt acţiunile absolut necesare în proiectul tău? Care din ele ar putea fi eliminate? Selectează paşii cu adevărat importanţi şi prioritizează-i. Care este ordinea în care vei realiza aceste acţiuni? Notează în prima coloană a fişei de lucru fiecare pas de acţiune, în câte o căsuţă.

2. Stabileşte termene limită

Analizează fiecare pas de acţiune. De cât timp este nevoie pentru a fi realizat? Cât timp poţi aloca pentru fiecare sarcină, astfel încât obiectivul să poată fi atins la data stabilită? Fixează termene limită pentru fiecare pas şi notează aceste termene în coloana a doua a fişei de lucru.

Notă:
Poţi stabili acelaşi termen limită pentru doi sau mai mulţi paşi de acţiune, dacă timpul îţi permite să lucrezi concomitent pentru realizarea mai multor acţiuni sau sarcinile vor fi îndeplinite de persoane diferite şi dacă unul din paşi nu depinde de finalizarea celuilalt.

3. Alocă resurse

Examinează din nou prima coloană a fișei de lucru. De ce resurse ai nevoie pentru a realiza fiecare acțiune? Resursele ar putea fi din următoarele categorii:

  • resurse umane (Cine va realiza sau va contribui la îndeplinirea sarcinii? Poate fi cineva din echipa ta sau ar trebui să externalizezi anumite activități?)
  • resurse financiare (De câți bani ai nevoie?)
  • resurse materiale (Care sunt necesitățile logistice? Ai nevoie de computere, aparatură, materiale, obiecte, locații etc.? )
  • alte tipuri de resurse

Notează totul în fișa de lucru, în coloana  a treia, alocând resursele necesare pentru fiecare activitate.

4. Ce ar putea să nu meargă bine?

Chiar dacă ai un plan bine stabilit, uneori lucrurile nu se întâmplă așa cum îți dorești. Ca să nu fii luat(ă) prin surprindere (și să trebuiască să aloci timp și resurse suplimentare proiectului), fii proactiv(ă) și gândește-te ce obstacole ar putea să apară în cazul fiecărui pas de acțiune. De exemplu, pentru construirea website-ului de prezentare a conferinței, s-ar putea să ai nevoie de un buget mai mare decât cel estimat, dacă unele funcții ale portalului vor fi mai dificil de realizat decât te-ai gândit inițial. De asemenea, firma de webdesign cu care vei lucra, s-ar putea să nu finalizeze site-ul la termenul la care ți-ai propus să faci lansarea. Notează aceste obstacole în coloana a patra a planului.

În continuare, gândește-te ce măsuri ai putea lua pentru ca aceste obstacole să fie prevenite sau pentru a fi sigur(ă) că le vei depăși fără să afecteze bunul mers al proiectului. De exemplu, ai putea să aloci încă 25% din bugetul estimat pentru cheltuieli suplimentare și să stabilești lansarea website-ului mai târziu cu o săptămână dupa data la care webdesigner-ul spune că ar putea să finalizeze site-ul. Notează posibilitățile de a depăși obstacolele identificate, în coloana a cincea a planului de acțiune.

Păstrează ultima coloană a fișei de lucru pentru observații. Poți nota aici finalizarea pașilor de acțiune sau alte lucruri importante legate de fiecare sarcină.

NOTĂ
După ce ai realizat planul de acţiune, este important să-l foloseşti pentru implementarea proiectului sau pentru atingerea obiectivului tău. Rolul său este de a te ajuta să rămâi organizat(ă) pe parcursul proiectului. Îl poţi completa în timpul derulării, dacă necesită modificări. Acest instrument te va ajuta doar dacă îl vei pune în aplicare!

Cum te poate ajuta consilierul în carieră să realizezi un plan de acțiune?

  • Consilierul te poate ajuta să identifici pașii de acțiune necesari pentru atingerea obiectivului tău.
  • Îți poate oferi sprijin în identificarea resurselor de care ai nevoie pentru a-ți atinge obiectivul și te poate îndruma pentru a obține aceste resurse.
  • Te poate asista pe parcursul implementării planului, oricând ai nevoie de sprijin.

Puncte cheie

Un plan de acţiune este o listă de activităţi pe care trebuie să le faci pentru a atinge un obiectiv sau pentru a  realiza un proiect.

Pentru construirea un plan de acţiune, notează toate sarcinile necesare pentru realizarea obiectivului sau proiectului, în ordinea în care trebuie efectuate. Stabileşte termene limită pentru finalizarea fiecăreia. Identifică resursele de care vei avea nevoie la fiecare pas de acțiune. Gândește-te la obstacolele care ar putea să apară și la posibilitățile de a le depăși. Implementează planul!

NOTĂ
După finalizarea proiectului sau atingerea obiectivului tău, dacă crezi că va fi nevoie ca în viitor să realizezi un proiect asemănător, este util să revizuieşti încă o dată planul de acţiune şi să notezi ce anume ar fi putut fi făcut şi mai bine. Lecţiile învăţate te pot ajuta să economiseşti timp şi resurse data viitoare!

Comments

comments

Tu ce părere ai despre acest subiect? Te invităm să incluzi comentariile tale mai jos.


Acesta este doar unul dintre zecile de instrumente şi resurse pe care le găseşti pe siteul nostru. Click aici pentru mai multe articole, abonează-te la newsleterul pentrucariera.ro sau apelează la specialiştii noştri - consilieri în carieră certificaţi, cu experientă practică în domeniu - pentru a explora în continuare.


Intră în contul tău pentru a afla si mai multe. Contul de utilizator iti da posibilitatea sa pui intrebari private consultantilor nostri in cariera sau sa planifici o discutie gratuita cu unul dintre ei, pe subiecte legate de cariera si viata profesionala.


0 comments